Valsts kancelejas Inovācijas laboratorijas programmas "Dizains kompleksiem birokrātijas izaicinājumiem" rezultāti
Programma "Dizains kompleksiem birokrātijas izaicinājumiem" tika veidota kā praktisks darbs ar birokrātijas pāraugšanu birokrātismā. Programmas nolūks bija nevis tikai kritizēt birokrātiju, bet radīt veidus, kā to pārveidot no iekšpuses. Tas nozīmē meklēt tādas prakses, kas palīdz valsts pārvaldei saglabāt tiesiskumu un vienlaikus kļūt cilvēcīgākai, jēgpilnākai un vieglāk lietojamai.
Programma balstījās pieņēmumā, ka pārmaiņas valsts pārvaldē nenotiek tikai ar jaunu dokumentu pieņemšanu. Tās notiek tad, kad mainās ikdienas darba veids, sarunu kultūra, lēmumu pieņemšana un attiecības ar cilvēkiem, kuriem valsts pārvalde kalpo.
Programmas laikā dalībnieki pētīja birokrātijas un birokrātisma pieredzi valsts pārvaldes ikdienā. Viņi formulēja izaicinājumus, eksperimentēja, pārbaudīja idejas kopradē un pakāpeniski nonāca līdz deviņiem risinājumiem. Šie risinājumi nav vienreizēji projekti vai gatavas instrukcijas visām situācijām. Tie ir nosaukti kā deviņas valsts pārvaldes pārmaiņu prakses.
Prakse šajā gadījumā nozīmē ikdienā discplinēti un regulāri atkārtojamu rīcību kopumu, kuru var iedzīvināt dažādās iestādēs un pielāgot konkrētam kontekstam. Prakse nav tikai metode. Tā ietver vērtību, principu, problēmu, uzdevumu, formātu, metodes, pieredzi, nepieciešamo kapacitāti un sagaidāmo ietekmi. Tādējādi katra prakse apraksta ne tikai to, ko darīt, bet arī to, kāpēc darīt un kādas pārmaiņas varētu sagaidīt.
Deviņas prakses organiski sakārtojas 3x3 matricā. Šī matrica palīdz ieraudzīt, ka valsts pārvaldes pārmaiņas notiek trīs savstarpēji saistītos līmeņos. Pirmais līmenis ir iestādes iekšējā kultūra un darba vide. Otrais līmenis ir sadarbība starp iestādēm. Trešais līmenis ir iestāžu attiecības ar iedzīvotājiem, lietotājiem un sabiedrību.
Vienlaikus prakses sakārtojas trīs tematiskos virzienos. Drošs dizaina dialogs palīdz veidot uzticēšanos, sarunu un sadarbību. Vizionāra stratēģiju koprade palīdz iestādēm prognozēt nākotni, kopīgu nolūku un sabiedrisko vērtību, palīdz pārvaldei skatīties uz pakalpojumiem no cilvēka dzīves pieredzes skatpunkta, nevis tikai no iestādes procesa ērtības viedokļa.
Šo risinājumu filozofija balstās vienkāršā, bet prasīgā pārejā no pārvaldes, kas vispirms aizsargā savu formu, uz pārvaldi, kas apzināti kopj savu jēgu. Tas nozīmē pāriet no izolētas atbildības uz kopīgu atbildību, no pieņēmumiem par cilvēka vajadzībām uz pārbaudītu pieredzi, no dokumentu virzīšanas uz sabiedriskās vērtības radīšanu, no bailēm kļūdīties uz spēju mācīties, pirms kļūda kļūst dārga.
Šī programma ir aicinājums praktizēt pārmaiņas. Nevis gaidīt ideālus apstākļus, bet sākt ar konkrētu sarunu, konkrētu pakalpojumu, konkrētu dzīves situāciju vai konkrētu stratēģisku jautājumu. Deviņas prakses piedāvā ceļus, kā valsts pārvalde var kļūt skaidrāka, drosmīgāka, sadarbspējīgāka un tuvāka cilvēka reālajai pieredzei.
Programmas sākumā kodolgrupa formulēja vienu kopīgu jautājumu, kas iezīmēja visu turpmāko ceļu.
Lai izvairītos no birokrātiskā žargona, dalībnieki radīja četras metaforas, kas nosauca dažādus pārmaiņu skatpunktus.
Metaforu darbs ļāva nosaukt 17 sistēmiskus izaicinājumus, kas kavē valsts pārvaldes pārmaiņas.
Izaicinājumi tika sagrupēti septiņos plašākos izaicinājumu laukos, kas kļuva par koprades fokusu.
Katrā laukā tika formulēti pārformulējoši 'Kā mēs varētu?' jautājumi - kopā 30.
Atbildot uz tiem, dalībnieki ģenerēja 250 'Nē-bet-Jā' ieskatus, kas atklāja kļūdainos pieņēmumus.
Ieskati tika destilēti 57 primārajos eksperimentos - konkrētos pārmaiņu darba paraugos.
Tie tika izmēģināti reālos kontekstos un pārvērtās 18 apdzīvotos eksperimentos.
Apdzīvotie eksperimenti, kas izrādījās noturīgi un atkārtojami, kļuva par 9 pārmaiņu praksēm - šīs rokasgrāmatas saturu.
Programma "Dizains kompleksiem birokrātijas izaicinājumiem" norisinājās no 2026. gada 11. marta līdz 27. maijam. Tās laikā notika 12 darbnīcas trīs līdzdalības līmeņos: kodolgrupā, ekspertu grupā un fokusgrupā.
Programma sākās ar jautājumu par to, kā valsts pārvaldes darbinieki ikdienā pieredz birokrātijas pāraugšanu birokrātismā. Tādējādi process nesākās ar gatavu reformu sarakstu vai risinājumu piedāvājumu. Tas sākās ar pieredzes izpēti, pašizziņu un sistēmas spēju godīgi ieraudzīt pašai sevi. Programmas evolūcijas dokumentā šī attīstība aprakstīta kā pāreja no birokrātisma pieredzes izpētes uz deviņu valsts pārvaldes pārmaiņu prakšu arhitektūru.
Programmas attīstība notika secīgi. Sākotnējā pieredzes izpēte tika pārvērsta četrās metaforās: atbildības spogulis, harmonisks dārzs, apslēptais dimants un spoku pils. Tās palīdzēja birokrātismu ieraudzīt ne tikai kā procedūru vai veidlapu kopumu, bet kā attiecību, baiļu, valodas, uzticēšanās, normu un atbildības jautājumu. No šīm metaforām tika izveidoti 17 sākotnējie izaicinājumi.
Tālāk 17 izaicinājumi tika sintezēti 7 izaicinājumu laukos. No tiem ekspertu darbnīcā tika izstrādāti 30 "Kā mēs varētu?" jautājumi. Šie jautājumi palīdzēja pāriet no problēmu nosaukšanas uz iespējamiem rīcības virzieniem. Pēc tam fokusgrupā šie virzieni tika pārbaudīti ar "Nē-bet-Jā" pieeju. Tā palīdzēja vienlaikus nosaukt šķēršļus, pārejas nosacījumus un iespējamos risinājumus. Šajā posmā tika iegūti aptuveni 250 ieskati. Programmas detalizētajā evolūcijas dokumentā šī ķēde aprakstīta kā secīga pāreja no sākuma jautājuma uz metaforām, izaicinājumiem, "Kā mēs varētu?" jautājumiem un "Nē-bet-Jā" pieeju.
No iegūtajiem ieskatiem Inovācijas laboratorija izveidoja pārmaiņu matricu un sistēmiskā dizaina dosjē. Uz šī pamata kodolgrupa definēja 57 primāros eksperimentus. Eksperimenti nebija gatavi risinājumi. Tie bija pārbaudes veidi, kas palīdzēja saprast, kā konkrēta saruna, loma, process, metode vai sadarbības forma varētu mainīt valsts pārvaldes ikdienu.
Pēc tam eksperimenti tika pārbaudīti ar institucionālo realitāti. Darbnīcās tika vērtēts, kuri eksperimenti ir īstenojami, kur tiem ir nesēji un kādos apstākļos tie varētu dzīvot. 22. aprīļa darbnīcā "Eksperimentu vietrade" uzmanība tika pārvirzīta no eksperimenta kā idejas uz cilvēku kā pārmaiņu nesēju. Šajā posmā 57 primārie eksperimenti tika sašaurināti līdz 18 tālāk apdzīvotiem eksperimentiem. Programmas evolūcijas dokumentā šī pāreja aprakstīta kā virzība no eksperimenta kā objekta uz cilvēku kā tā nesēju.
Noslēgumā 18 eksperimenti tika sintezēti 9 valsts pārvaldes pārmaiņu praksēs. Šī pāreja bija būtiska. Eksperiments pārbauda iespēju. Prakse veido atkārtojamu darba veidu. Tāpēc programmas gala rezultāts nav ideju saraksts, bet pārnesamu prakšu sistēma. Katra prakse apraksta vērtību, principu, problēmu, uzdevumu, formātu, metodes, pieredzi, nepieciešamo kapacitāti un ietekmi.
Pēc prakšu nosaukšanas tās tika padziļinātas vairākās darbnīcās. 29. aprīlī fokusgrupa vērtēja prakšu identitāti, vietu ikdienas darbā, vērtību, ietekmi un dzīves ciklu. 13. maijā ekspertu grupa strādāja ar prakšu arhitektūras pamatelementiem: vērtību, principu, problēmu un uzdevumu. 20. maijā fokusgrupa validēja prakses A1 plakātu formātā, pārbaudot, vai tās būtu lietojamas ikdienas darbā. 27. maijā kodolgrupa noslēdza programmas pirmo ciklu un sagatavoja prakses tālākai pārnesei.
Programmas kvantitatīvā evolūcija veidoja skaidru attīstības ķēdi: 1 sākuma jautājums → 4 metaforas → 17 izaicinājumi → 7 izaicinājumu lauki → 30 "Kā mēs varētu?" jautājumi → aptuveni 250 "Nē-bet-Jā" ieskati → pārmaiņu matrica un sistēmiskā dizaina dosjē → 57 primārie eksperimenti → 18 tālāk apdzīvoti eksperimenti → 9 pārmaiņu prakses → 3x3 prakšu matrica. Šī secība parāda, ka gala rezultāts nav radies kā ideju atlase. Tas ir veidots kā pakāpeniska pārmaiņu arhitektūra, kur katrs posms sašaurināja, pārbaudīja un padziļināja iepriekš iegūto.
Deviņas prakses noslēgumā ir sakārtotas 3x3 matricā. Tā apvieno trīs pārmaiņu līmeņus - iestādes iekšienē, iestāžu starpā un starp iestādēm un iedzīvotāju - un trīs pārmaiņu virzienus - drošs dizaina dialogs, vizionāra stratēģiju koprade un pakalpojumi dzīves situācijām. Šī matrica parāda, ka birokrātisma mazināšana nevar notikt tikai vienā vietā. Tā jārisina organizācijas iekšējā kultūrā, starpinstitucionālajā sadarbībā un valsts attiecībās ar cilvēku.
Katrai no deviņām praksēm ir arī iekšēja 3x3 arhitektūra. Tas nozīmē, ka prakse nav tikai ideja vai metode, bet pilns pārmaiņu darba modelis. Katru praksi apraksta deviņi savstarpēji saistīti punkti: vērtība, princips, problēma, uzdevums, formāts, metodes, pieredze, kapacitāte un ietekme. Šī arhitektūra palīdz saprast, kāpēc prakse ir vajadzīga, kā tā darbojas, kādā formā to īstenot, kādas prasmes tai nepieciešamas un kādas pārmaiņas tā rada.
Deviņas prakses ir sakārtotas 3×3 matricā. Kolonnas apraksta trīs pārmaiņu dimensijas — kā mēs sarunājamies, kā plānojam un kā veidojam pakalpojumus. Rindas apraksta trīs darbības līmeņus — iestādē, starp iestādēm un saskarē ar iedzīvotāju.
Dialogs Palīdz veidot uzticēšanos, sarunu un sadarbību — iestādē, starp iestādēm un ar nākotnes lietotāju. Stratēģija Palīdz iestādēm prognozēt nākotni, formulēt kopīgu nolūku un radīt sabiedrisko vērtību. Pakalpojumi Palīdz skatīties uz pakalpojumiem no cilvēka dzīves pieredzes, nevis iestādes procesa skatpunkta.
Iestādē — Pārmaiņu darbs notiek iestādes iekšienē — komandā, kultūrā, vadības un darbinieku ikdienā. Starp iestādēm — Pārmaiņu darbs šķērso vairāku iestāžu robežas — kopēja sadarbība, koordinācija un kopīgi lēmumi. Starp iestādi un iedzīvotāju — Pārmaiņu darbs notiek saskarē ar cilvēku — pakalpojumos, līdzdalībā un dzīves situācijās.
Matrica ir klikšķināma — atveriet jebkuru prakses kartīti, lai iepazītu tās pilno saturu.
Šīs prakses nav lineārs process. Tās nav obligāti jālieto no pirmās līdz devītajai. Bet tas ir iespējams. Tās veido savstarpēji saistītu pārmaiņu lauku. Katra prakse risina spriedzi valsts pārvaldē, bet neviena no tām nav pilnīgi atdalīta no pārējām.
Praksi izvēlas pēc vajadzības. Vispirms jānosauc, kur rodas problēma. Vai tā rodas iestādes iekšienē? Vai tā rodas starp iestādēm? Vai tā parādās cilvēka pieredzē ar valsti? Pēc tam jāskatās, kura prakse vislabāk palīdz šo spriedzi ieraudzīt, izrunāt, pārbaudīt vai pārveidot.
Prakses darbojas dizainiski. Tas nozīmē, ka tās savieno cilvēkus, situācijas, attiecības, lēmumus, instrumentus, pakalpojumus un jēgu. Viena prakse var atvērt nākamo. Viena prakse var palīdzēt sagatavot apstākļus citai. Dažkārt divas vai trīs prakses jālieto kopā, jo problēma pati ir sistēmiska.
Pirms jebkuras prakses lietošanas jāuzdod trīs jautājumi: kāpēc mēs to darām, kam tas kalpo un vai šī prakse palīdzēs risināt īsto problēmu? Šie jautājumi pasargā no tā, ka pārmaiņu prakses kļūst par vēl vienu formālu pienākumu. Tie palīdz noturēt jēgu, mandātu un saikni ar cilvēka vai sabiedrības vajadzībām.
Pakalpojumu situācijā īpaši svarīgi ir pārbaudīt darba jēgu. Pakalpojums nav tikai process, veidlapa vai digitāls risinājums. Tas ir veids, kā valsts cilvēkam palīdz konkrētā dzīves brīdī. Ja process, pienākums vai pakalpojums vairs nekalpo cilvēka vajadzībām, tas kļūst par slogu gan iedzīvotājam, gan darbiniekam.
Katru praksi var sākt mazā mērogā. Nav nepieciešams uzreiz veidot lielu projektu. Var sākt ar vienu sarunu, vienu pakalpojumu, vienu dzīves situāciju, vienu starpiestāžu jautājumu vai vienu komandas refleksiju. Svarīgākais ir skaidri saprast, ko pārbaudām, ko vēlamies mainīt un kāpēc šī pārmaiņa ir vajadzīga.